Unterschriebenes PDF

Nachdem ein Kunde einen ausgefüllten Vertrag eingereicht hat, erstellt inkStar automatisch ein unterschriebenes PDF-Dokument.

So funktioniert es

Der Kunde füllt alle Felder aus und setzt seine Unterschriften
Der Kunde reicht den Vertrag ein
inkStar erstellt ein PDF mit allen ausgefüllten Werten und Unterschriftsbildern
Das PDF wird sicher gespeichert
Der Zeitstempel der Erstellung wird aufgezeichnet

Das erstellte PDF verwendet das PDF/A-Format, einen Archivierungsstandard, der Unterschriftsdaten bewahrt und wichtige Metadaten enthält, die für die eSign-Compliance erforderlich sind. Das PDF enthält Ihr Firmenlogo, den Vertragstitel, alle Blöcke mit ihren ausgefüllten Werten, die Unterschrift des Kunden und eine Seitenzahl am unteren Rand.

Eine Beispielseite eines unterschriebenen Vertrags-PDFs mit dem Firmenlogo, dem Vertragstitel, ausgefüllten persönlichen Informationsfeldern und gesundheitsbezogenen Fragen — Eine Beispielseite des unterschriebenen Vertrags-PDFs, das nach der Einreichung erstellt wird

Zugriff auf das PDF

Auf der Vertragsdetailseite wird, wenn ein unterschriebenes PDF erstellt wurde:

Eine Schaltfläche „Unterschriebenes PDF anzeigen” im Bereich des unterschriebenen Dokuments angezeigt
Das Ausfülldatum wird angezeigt
Durch Tippen auf die Schaltfläche wird das PDF in Ihrem Browser geöffnet

E-Mail-Kopie

Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit:

Einer Kopie des unterschriebenen Vertrags als PDF
Den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, falls diese in der Vorlage definiert wurden
Allen Anhängen, die in der Vertragsvorlage konfiguriert wurden

Dies stellt sicher, dass der Kunde immer eine vollständige Kopie von allem hat, dem er zugestimmt hat.

Langzeitarchivierung

Alle unterschriebenen Verträge - einschließlich des PDFs, der Unterschriften, Snapshots und aller zugehörigen Metadaten - werden in einem schreibgeschützten Speicher aufbewahrt. Das bedeutet, dass die Daten nach der Vertragsunterzeichnung nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. Sie werden mindestens 8 Jahre nach der Unterzeichnung aufbewahrt, wie es das deutsche Handels- und Steuerrecht vorschreibt (HGB § 257, AO § 147). Dies gewährleistet die vollständige rechtliche Compliance und langfristige Prüfbarkeit.